Liquiditätsplanung zum Jahresende: Mit einem 13-Wochen-Plan sicher durch den Winter

Kurz gesagt: Eine Liquiditätsplanung zeigt, ob Ihr Geld in den nächsten Wochen reicht, um alle Zahlungen pünktlich zu leisten. Für kleine und mittlere Unternehmen genügt oft eine einfache Liste über 13 Wochen. Darin stehen alle erwarteten Eingänge und Ausgänge, Woche für Woche. Gerade zum Jahresende lohnt sich das, weil dann viele große Zahlungen zusammenkommen.

Montagmorgen, Mitte November. Die Auftragsbücher sind voll, das Jahr lief gut. Der Inhaber eines Handwerksbetriebs mit zwölf Leuten öffnet das Onlinebanking. Der Kontostand sieht ordentlich aus.

Dann geht er die nächsten Wochen im Kopf durch. Ende November kommen Löhne und Weihnachtsgeld. Anfang Dezember wird die große Materialrechnung fällig. Dazu die Steuervorauszahlung. Und der größte Kunde hat angekündigt, seine Rechnung erst im Januar zu begleichen.

Plötzlich wirkt der Kontostand gar nicht mehr so ordentlich. Er greift zum Telefon und ruft die Bank an. Es ist Freitag, kurz vor Feierabend, als er endlich eine Antwort bekommt.

Diese Geschichte ist fiktiv. Aber so oder ähnlich erleben es viele Unternehmer:innen. Nicht, weil sie schlecht wirtschaften. Sondern weil Gewinn und Geld auf dem Konto zwei verschiedene Dinge sind.

Liquidität heißt: Sie können Ihre Rechnungen bezahlen, wenn sie fällig sind. Eine Liquiditätsplanung ist eine Vorschau auf Ihr Konto. Sie zeigt, wie viel Geld in den kommenden Wochen hereinkommt und hinausgeht.

Der Unterschied zur Gewinnrechnung ist wichtig. Ein Auftrag kann Gewinn bringen und trotzdem erst einmal Geld kosten. Sie kaufen Material, zahlen Löhne und schreiben die Rechnung. Das Geld kommt aber erst Wochen später. In dieser Lücke geraten auch gesunde Betriebe in Not.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung vom Steuerbüro hilft hier nur begrenzt. Sie blickt zurück, meist auf den Vormonat. Die Liquiditätsplanung blickt nach vorn.

Im Winter kommen bei vielen Betrieben mehrere Belastungen zusammen:

• Weihnachtsgeld und Löhne: Viele Betriebe zahlen das Weihnachtsgeld mit dem Novembergehalt. Das ist oft die größte Einzelzahlung im Jahr.
• Steuern und Abgaben: Vorauszahlungen und Umsatzsteuer haben feste Termine. Welche das bei Ihnen sind, weiß Ihr Steuerbüro.
• Jahresrechnungen: Versicherungen, Mitgliedsbeiträge und Lizenzen werden oft zum Jahreswechsel fällig.
• Langsame Zahler: Zwischen den Jahren bleibt bei manchen Kunden die Post liegen. Rechnungen aus dem Dezember werden dann erst Mitte Januar bezahlt.
• Ruhiger Januar: In vielen Branchen kommen im Januar weniger neue Aufträge herein.

Jeder dieser Punkte ist für sich harmlos. Gefährlich wird es, wenn alle in denselben drei Wochen anfallen.

13 Wochen sind ein Quartal. Das ist lang genug, um Engpässe früh zu sehen. Und kurz genug, um noch halbwegs genau zu schätzen. Für den Anfang reicht eine einfache Tabelle, auf Papier oder am Rechner.

Tragen Sie den heutigen Stand aller Geschäftskonten ein. Nicht den Kreditrahmen, nur das echte Guthaben. Den Kreditrahmen notieren Sie getrennt darunter.

Gehen Sie Ihre offenen Rechnungen durch. Tragen Sie jede in der Woche ein, in der sie realistisch bezahlt wird. Realistisch heißt: so, wie der Kunde bisher gezahlt hat. Nicht so, wie es auf der Rechnung steht.

Löhne, Miete, Leasing, Kreditraten, Versicherungen, Steuern. Diese Beträge kennen Sie meist genau. Holen Sie sich die Steuertermine vom Steuerbüro. Vergessen Sie nicht die Zahlungen, die nur einmal im Jahr kommen.

Neue Aufträge und offene Angebote tragen Sie nur ein, wenn sie schon unterschrieben sind. Ausgaben schätzen Sie lieber etwas zu hoch. Diese Vorsicht ist kein Pessimismus. Sie schützt Sie vor bösen Überraschungen.

Kontostand plus Eingänge minus Ausgänge ergibt den Stand am Ende der Woche. Dieser Wert ist der Startwert für die nächste Woche. So sehen Sie auf einen Blick, wann es eng wird.

Ein Plan, der in der Schublade liegt, hilft nicht. Nehmen Sie sich jeden Montag 15 Minuten. Tragen Sie die echten Zahlen der Vorwoche ein und hängen Sie eine neue Woche hinten an.

So kann ein Ausschnitt aussehen. Die Zahlen sind ein ausgedachtes Beispiel.

Das Beispiel zeigt: Über das Quartal gesehen geht die Rechnung auf. Aber in KW 49 fehlen 9.000 €. Wer das Mitte November weiß, hat drei Wochen Zeit, etwas zu tun. Wer es erst in KW 49 merkt, hat keine.

Beantworten Sie die folgenden Fragen ehrlich mit Ja oder Nein.

1. Ich weiß, wie hoch mein Kontostand in sechs Wochen ungefähr sein wird.
2. Ich kenne die drei größten Zahlungen, die bis Ende Januar fällig werden.
3. Ich weiß, welche Kunden regelmäßig später zahlen als vereinbart.
4. Ich habe eine Rücklage, die mindestens einen Monat Löhne abdeckt.
5. Meine Bank kennt meine Planung für die nächsten Monate.
6. Ich habe in diesem Jahr nie kurzfristig umplanen müssen, um Löhne zu zahlen.

Auswertung: Fünf oder sechs Ja sind ein gutes Zeichen. Bei drei oder vier Ja lohnt sich ein 13-Wochen-Plan noch in diesem Monat. Bei zwei oder weniger Ja sollten Sie diese Woche damit anfangen, am besten gemeinsam mit Ihrem Steuerbüro.

Eine Lücke im Plan ist keine Katastrophe. Sie ist eine Information. Und je früher Sie sie haben, desto mehr Möglichkeiten bleiben Ihnen.

• Forderungen früher einholen: Schreiben Sie Rechnungen sofort nach der Leistung. Fragen Sie bei offenen Posten freundlich und rechtzeitig nach. Wie das gelingt, ohne Kunden zu verärgern, zeigt der Beitrag Zahlungsmoral im Keller: Forderungsmanagement, das Kunden nicht vergrault.
• Abschläge vereinbaren: Bei größeren Aufträgen sind Anzahlungen oder Teilrechnungen üblich. Sprechen Sie das schon im Angebot an.
• Ausgaben verschieben: Muss die neue Maschine im Dezember kommen, oder reicht Februar? Viele Lieferanten sind offen für ein Gespräch, wenn Sie früh fragen.
• Mit der Bank sprechen, bevor es eng wird: Eine Bank reagiert anders, wenn Sie mit einem Plan kommen statt mit einem Notfall. Ein 13-Wochen-Plan ist dafür die beste Grundlage.
• Abhängigkeiten prüfen: Hängt die Lücke an einem einzigen großen Kunden? Dann lohnt ein Blick auf das Thema Klumpenrisiko.

Brauche ich dafür eine Software? Nein. Für den Anfang reicht eine Tabelle. Wichtiger als das Werkzeug ist, dass Sie sie jede Woche pflegen.

Kann das nicht mein Steuerbüro machen? Das Steuerbüro kann helfen, besonders bei Steuerterminen. Aber nur Sie wissen, welcher Kunde wann zahlt und welcher Auftrag kommt. Die Planung bleibt deshalb Chefsache.

Wie hoch sollte die Rücklage sein? Eine feste Regel gibt es nicht. Viele Unternehmer:innen orientieren sich an einigen Monaten Fixkosten. Was für Ihren Betrieb passt, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerbüro.

Wer seine Entscheidungen insgesamt mehr auf Zahlen stützen will, findet weitere Anregungen im Beitrag Datenbasierte Entscheidungen: Warum das reine Bauchgefühl im Mittelstand nicht mehr reicht. Und wie Sie größere Anschaffungen sicher planen, steht in Investieren ohne Risiko? Tipps für sichere Finanzplanung im Mittelstand.

Eine Liquiditätsplanung ist keine Bürokratie. Sie ist ein Frühwarnsystem. Sie kostet eine Stunde zum Aufbau und danach 15 Minuten pro Woche. Dafür sehen Sie Engpässe Wochen im Voraus, statt am Freitagnachmittag die Bank anzurufen.

Gerade jetzt, vor Weihnachtsgeld und Jahreswechsel, ist ein guter Zeitpunkt. Setzen Sie sich diese Woche eine Stunde hin und schreiben Sie die nächsten 13 Wochen auf. Vielleicht ist alles im grünen Bereich. Dann schlafen Sie ruhiger. Und wenn nicht, haben Sie jetzt noch die Wahl.

Über Geld spricht man nicht gern, schon gar nicht über knappes. Im KMU Netzwerk mit Herz tauschen sich Unternehmer:innen aus den Regionen Aichach-Friedberg, Neuburg-Schrobenhausen, Pfaffenhofen a.d. Ilm und der Metropolregion München offen über solche Themen aus. Vertraulich, auf Augenhöhe und mit dem Blick von Menschen, die dieselben Sorgen kennen.

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